Das Telefon klingelt, aber Ihre Dentalhygienikerin ist bei der Behandlung und die Rezeption macht gerade Röntgenbilder. Ein KI-Telefonassistent kann hier helfen - speziell konfiguriert für die Bedürfnisse von Zahnarztpraxen.
Die Telefon-Situation in Zahnarztpraxen
Zahnarztpraxen haben besondere Herausforderungen:
- Hohes Anrufvolumen: Terminbuchungen, Recalls, Notfälle, Versicherungsfragen
- Kleine Teams: Oft nur 1-2 Personen an der Rezeption
- Behandlungsassistenz: Rezeptionspersonal muss oft bei Behandlungen helfen
- Stosszeiten: Morgens und nach Feierabend besonders viele Anrufe
Typische Situation: Eine Zahnarztpraxis mit 2 Behandlungsstühlen erhält 80-120 Anrufe pro Woche. Davon werden bis zu 30% verpasst - vor allem während Behandlungen und in der Mittagspause.
Was kann ein KI-Telefonassistent in der Zahnarztpraxis?
1. Automatische Terminbuchung
Der häufigste Anrufgrund: Terminvereinbarung. Die KI kann:
- Verfügbare Termine in Echtzeit anzeigen
- Zwischen Terminarten unterscheiden (Kontrolle, Hygiene, Behandlung)
- Termine direkt im Praxiskalender buchen
- SMS-Bestätigung an Patienten senden
Beispieldialog:
Patient: "Ich möchte einen Termin für eine Dentalhygiene."
KI: "Gerne! Für die Dentalhygiene habe ich folgende Termine frei: Dienstag, 14. Januar um 09:00 Uhr oder Donnerstag, 16. Januar um 14:30 Uhr. Was passt Ihnen besser?"
Patient: "Donnerstag Nachmittag wäre ideal."
KI: "Perfekt, ich trage Sie für Donnerstag, 16. Januar um 14:30 Uhr ein. Sie erhalten gleich eine SMS-Bestätigung. Bitte erscheinen Sie 5 Minuten vorher. Kann ich sonst noch helfen?"
2. Recall-Management
Patienten, die länger nicht da waren, rufen oft an:
- KI erkennt Recall-Anfragen
- Bietet passende Termine an
- Kann auch aktiv Recalls durchführen (Outbound)
3. Notfall-Triage
Zahnschmerzen kennen keine Bürozeiten:
- KI erkennt dringende Anliegen ("starke Schmerzen", "Zahn ausgeschlagen")
- Leitet echte Notfälle an Notfallnummer weiter
- Gibt Erstmassnahmen-Tipps bei leichteren Fällen
- Bucht Notfalltermine für den nächsten Tag
4. Häufige Fragen beantworten
Standard-Anfragen automatisch bearbeiten:
- Öffnungszeiten und Adresse
- Parkmöglichkeiten
- Welche Versicherungen akzeptiert werden
- Kosten für Standardbehandlungen
- Vorbereitungsanweisungen vor Behandlungen
5. Terminverschiebungen
Patienten müssen Termine ändern:
- Bestehenden Termin stornieren
- Neuen Termin buchen
- Automatische Lückenfüllung bei Absagen
Einrichtung in 5 Schritten
Schritt 1: Praxis-Profil erstellen
Hinterlegen Sie alle relevanten Praxisinformationen:
- Adresse und Öffnungszeiten
- Behandlungsspektrum
- Team-Mitglieder (falls Patienten nach spezifischen Zahnärzten fragen)
- Versicherungsinformationen
Schritt 2: Terminarten definieren
Typische Terminarten für Zahnarztpraxen:
| Terminart | Dauer | Hinweis |
|---|---|---|
| Kontrolluntersuchung | 30 Min. | Standard-Slot |
| Dentalhygiene | 60 Min. | Bei Dentalhygienikerin |
| Schmerzpatient | 30 Min. | Priorität am gleichen Tag |
| Beratungsgespräch | 45 Min. | Implantate, Kieferorthopädie |
Schritt 3: Kalender verbinden
Suisse Voice integriert mit:
- Google Calendar
- Microsoft Outlook / Office 365
- Praxissoftware via API (Dolphin, Aeskulap, etc.)
Schritt 4: Notfall-Regeln definieren
Wann soll die KI weiterleiten?
- Starke Schmerzen → Notfallnummer
- Zahn ausgeschlagen → Sofort-Weiterleitung + Anweisungen
- Blutung nach Behandlung → Weiterleitung
Schritt 5: Testen und Live schalten
Empfohlener Rollout:
- Woche 1: Nur ausserhalb Öffnungszeiten
- Woche 2: Während Mittagspause
- Woche 3: Bei besetzter Leitung
- Woche 4: Als erste Instanz für alle Anrufe
ROI-Berechnung für Zahnarztpraxen
Beispiel: Praxis mit 2 Behandlungsstühlen
Aktuelle Situation:
- 100 Anrufe pro Woche
- 25% verpasst (25 Anrufe)
- 50% davon wären Neupatienten (12-13 Anrufe)
- Durchschnittlicher Patientenwert: 800 CHF/Jahr
Verlust durch verpasste Anrufe:
12 potenzielle Neupatienten × 800 CHF = 9'600 CHF/Jahr
Kosten Suisse Voice:
100 Anrufe × 2 Min. × 0.39 CHF × 52 Wochen = ~4'000 CHF/Jahr
ROI: Über 100% - und das nur durch Neupatienten
Datenschutz für Zahnarztpraxen
Als Gesundheitsdienstleister gelten strenge Anforderungen:
- Schweizer Hosting: Alle Daten bleiben in der Schweiz
- DSG-Konformität: Erfüllung aller Datenschutzanforderungen
- Verschlüsselung: Ende-zu-Ende für alle Gespräche
- Keine Speicherung von Gesundheitsdaten: KI notiert nur Terminwünsche, keine medizinischen Details
Häufige Fragen
Kann die KI verschiedene Behandler unterscheiden?
Ja. Sie können mehrere Kalender hinterlegen (z.B. Dr. Mueller, Dr. Schmid, Dentalhygiene). Die KI fragt bei Bedarf nach dem gewünschten Behandler.
Was passiert bei komplexen Anfragen?
Die KI erkennt ihre Grenzen. Bei Fragen zu spezifischen Behandlungsplaenen oder Kosten nimmt sie Kontaktdaten auf und Sie rufen zurück.
Können Stammkunden erkannt werden?
Mit Telefonnummern-Erkennung kann die KI Stammkunden begruessen und deren Praeferenzen beruecksichtigen.
Wie reagiert die KI auf Angstpatienten?
Sie können spezielle Antworten für besorgte Anrufer hinterlegen - beruhigend, empathisch, mit Verweis auf Ihre Angstpatienten-Angebote.
Fazit
Ein KI-Telefonassistent löst eines der grössten Probleme moderner Zahnarztpraxen: die Erreichbarkeit bei gleichzeitig vollem Terminkalender. Mit automatischer Buchung, Recall-Unterstützung und 24/7-Verfügbarkeit gewinnen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Patienten.
Speziell für Zahnarztpraxen
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