Sie sind im Gerichtssaal, bei einer Besprechung oder konzentriert an einem Fall. Gleichzeitig klingelt das Telefon - ein potenzieller Neumandant. Ein KI-Telefonassistent stellt sicher, dass dieser Anruf nicht verloren geht.
Die besondere Situation von Anwaltskanzleien
Anwälte und Kanzleien haben spezifische Anforderungen an die Telefonie:
- Vertraulichkeit: Mandanteninformationen sind streng geschützt
- Qualifizierung: Nicht jeder Anrufer ist ein potenzieller Mandant
- Verfügbarkeit: Rechtsprobleme entstehen oft ausserhalb der Bürozeiten
- Spezialisierung: Anfragen müssen zum richtigen Rechtsgebiet geleitet werden
- Professionalität: Der erste Eindruck zählt
Fakt: Studien zeigen, dass potenzielle Mandanten bei Nichtannahme sofort zur nächsten Kanzlei wechseln. Die Erreichbarkeit ist ein entscheidender Wettbewerbsfaktor.
Was leistet ein KI-Telefonassistent für Kanzleien?
1. Mandantenanfragen qualifizieren
Die KI sammelt wichtige Erstinformationen:
- Um welches Rechtsgebiet handelt es sich?
- Gibt es Fristen (z.B. Kuendigungsfrist, Einspruchsfrist)?
- Ist es ein Privat- oder Geschäftsmandat?
- Besteht bereits ein Verfahren?
Beispieldialog:
Anrufer: "Ich brauche einen Anwalt, mein Arbeitgeber hat mir gekündigt."
KI: "Das tut mir leid zu hören. Damit wir Ihnen optimal helfen können: Wann haben Sie die Kuendigung erhalten?"
Anrufer: "Vor drei Tagen."
KI: "Verstanden. Bei Kuendigungen gibt es wichtige Fristen. Ich vereinbare Ihnen einen Termin mit unserem Arbeitsrechts-Spezialisten. Morgen um 14:00 Uhr wäre ein Slot frei - passt das?"
2. Erstberatungstermine buchen
Potenzielle Mandanten direkt in den Kalender:
- Verfügbare Termine anbieten
- Dem richtigen Anwalt zuordnen (nach Rechtsgebiet)
- Terminbestätigung per SMS/E-Mail
- Vorbereitungshinweise mitsenden ("Bitte bringen Sie den Kuendigungsbrief mit")
3. Dringlichkeit erkennen
Die KI unterscheidet zwischen:
- Eilig: Fristen laufen, Verhaftung, einstweilige Verfügung → Sofort-Benachrichtigung
- Normal: Standardanfrage → Termin in den nächsten Tagen
- Informativ: Allgemeine Fragen → Kann später bearbeitet werden
4. Bestandsmandanten betreuen
Auch bestehende Mandanten profitieren:
- Statusanfragen zu laufenden Verfahren entgegennehmen
- Terminverschiebungen bearbeiten
- Dokumentenanforderungen notieren
- Rückrufbitten mit Kontext weiterleiten
Konfiguration nach Rechtsgebieten
Familienrecht
- Scheidung / Trennung
- Sorgerecht / Besuchsrecht
- Unterhalt
- Kindesschutz
Arbeitsrecht
- Kuendigung
- Arbeitszeugnis
- Lohnforderungen
- Mobbing
Strafrecht
- Vorladung / Einvernahme
- Verteidigung
- Verkehrsdelikte
- Wirtschaftsstrafrecht
Vertragsrecht
- Vertragsprüfung
- Inkasso / Forderungen
- Mietrecht
- Kaufverträge
Vertraulichkeit und Datenschutz
Für Kanzleien besonders wichtig:
| Anforderung | Suisse Voice Lösung |
|---|---|
| Anwaltsgeheimnis | KI speichert keine Falldetails, nur Kontaktinfos und Terminwünsche |
| DSG-Konformität | Schweizer Hosting, lokale Datenhaltung |
| Verschlüsselung | Ende-zu-Ende für alle Gespräche |
| Zugriffskontrolle | Nur autorisierte Kanzleimitarbeiter sehen Daten |
ROI für Anwaltskanzleien
Beispiel: Einzelkanzlei Arbeits-/Familienrecht
Situation:
- 40 Anrufe pro Woche
- 30% verpasst (12 Anrufe)
- Davon 50% potenzielle Neumandanten (6 Anfragen)
- Durchschnittliches Mandatshonorar: 3'000 CHF
- Conversion-Rate bei Erstberatung: 40%
Verlorenes Potenzial pro Woche:
6 Anfragen × 40% Conversion × 3'000 CHF = 7'200 CHF
Kosten Suisse Voice:
40 Anrufe × 3 Min. × 0.39 CHF = ~47 CHF/Woche = ~200 CHF/Monat
Selbst bei einem gewonnenen Mandat pro Monat: 15-facher ROI
Einrichtung für Kanzleien
Schritt 1: Kanzleiprofil erstellen
- Rechtsgebiete definieren
- Anwälte und deren Spezialisierungen hinterlegen
- Öffnungszeiten und Erreichbarkeit
Schritt 2: Qualifizierungsfragen festlegen
- Welche Informationen brauchen Sie vor dem Erstgespräch?
- Welche Fälle nehmen Sie nicht an? (KI kann höflich ablehnen)
- Ab welcher Dringlichkeit soll weitergeleitet werden?
Schritt 3: Kalender verbinden
- Pro Anwalt separate Kalender möglich
- Pufferzeiten zwischen Terminen
- Unterschiedliche Terminlängen (Erstberatung, Folgegespräch)
Schritt 4: Benachrichtigungen konfigurieren
- E-Mail-Zusammenfassung nach jedem Anruf
- Push-Benachrichtigung bei dringenden Fällen
- Tagesübersicht am Morgen
Häufige Fragen
Kann die KI auch Schweizerdeutsch?
Ja. Die KI versteht Schweizer Dialekte und kann auf Hochdeutsch oder in angepasster Sprache antworten.
Was passiert bei sensiblen Anfragen?
Die KI ist darauf trainiert, keine rechtlichen Einschätzungen abzugeben. Sie sammelt Fakten und vereinbart Termine - die Rechtsberatung bleibt beim Anwalt.
Kann ich die KI auf meine Kanzlei personalisieren?
Ja. Begrüssungstext, Kanzleiname, spezifische Phrasen und Tonalität sind anpassbar.
Fazit
Für Anwälte und Kanzleien ist Erreichbarkeit Umsatz. Ein KI-Telefonassistent stellt sicher, dass kein potenzieller Mandant verloren geht - während Sie sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren: die Rechtsberatung.
Für Anwälte und Kanzleien
Professionelle Mandantenbetreuung rund um die Uhr. DSG-konform.
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